Kennisbank

Een onderdeel van de administratieve organisatie is het vastleggen van de financiële feiten die optreden bij geld- en goederenstromen, ook wel de registratie van financiële feiten genoemd. In een goede administratieve organisatie zijn deze stromen inzichtelijk en kunnen er verbanden tussen deze stromen worden gelegd. Onderstaande afbeelding geeft schematische weer wat de geld- en goederenstroom inhoudt voor een doorsnee Nederlandse organisatie. De zwarte pijlen geven aan hoe de geldstroom verloopt. De blauwe pijlen geven aan hoe de goederenstroom verloopt.

Een goede mogelijkheid is om de registratie van financiële feiten in een daarvoor ontwikkeld softwarepakket gebeurt. De voornaamste reden daarvoor is dat het pakket allerlei controles bevat die de betrouwbaarheid van de informatie vergroten. Boekhoudpakketten die gecertificeerd zijn bevatten al deze eisen zodat de betrouwbaarheid van de vastlegging gewaarborgd kan worden. Belangrijk is ook dat er maatregelen worden getroffen op het ICT vlak om het verliezen van gegevens te voorkomen. Vaak wordt de registratie van financiële feiten uitbesteed aan administratiekantoren. Dit gebeurt door facturen die samenhangen met inkoop en verkoop en daarnaast afschriften van bankrekening en kasbonnen te laten registreren.