Kennisbank

Exclusief voor stichtingen en verenigingen

De regels rondom btw en facturatie

De factuur speelt een cruciale rol binnen de btw. Zowel de inkoop- als de verkoopfactuur beschikken over informatie over de van kracht zijnde Btw-regelgeving. Indien een vereniging/stichting de factuurvereisten niet correct opvolgt, kan de fiscus een boete opleggen die kan oplopen tot € 5.514 per gebrek per factuur. Veel verenigingen/stichtingen zijn zich niet bewust van de risico’s die zij lopen als zij te maken krijgen met inkoop- en verkoopfacturen. Een factuur uitreikt een vereniging/stichting als:

  1. Leveringen of diensten worden verricht aan een ondernemer of aan een rechtspersoon die geen ondernemer is;
  2. Een vooruitbetaling is ontvangen voor een levering of dienst aan een ondernemer of aan een rechtspersoon die geen ondernemer is.
Factuur bij vrijgestelde prestaties

Bij BTW vrijgestelde prestaties hoeft geen factuur te worden verstuurd.

Verplichte gegevens

Facturen moeten onder andere de volgende gegevens bevatten:

  1. Datum van de factuur
  2. Opeenvolgend factuurnummer
  3. Btw-identificatienummer van de leverancier
  4. NAW-gegevens van de leverancier en de afnemer. Vermeld de volledige juridische naam van de leverancier én de afnemer. Het vermelden van de handelsnaam mag ook, op voorwaarde dat die in combinatie met het adres en woonplaats bij de KvK is geregistreerd. Vermeld de volledige adressen. Alleen een postbusnummer is niet voldoende.
  5. Hoeveelheid en duidelijke omschrijving van de geleverde goederen/diensten.
  6. Datum waarop de levering of dienst heeft plaatsgevonden.
  7. Maatstaf van heffing voor elk tarief of elke vrijstelling, de eenheidsprijs exclusief btw, en de eventuele vooruitbetalingskortingen en andere kortingen als die niet in de eenheidsprijs zijn begrepen.
  8. Toegepaste btw-tarief.
  9. Te betalen btw-bedrag.
  10. De vermelding ‘factuur uitgereikt door afnemer’, als daar sprake van is.
  11. Als het factuurbedrag niet hoger is dan € 100 (inclusief btw) of het een aanvullend document is op een eerdere factuur, gelden beperktere voorwaarden. Op de factuur moeten dan de NAW-gegevens van de leverancier staan en hetgeen hiervoor is genoemd bij sub 1, 5 en 9, de gegevens aan de hand waarvan het btw-bedrag kan worden berekend.
  12. Overige niet-btw-factuurvereisten: KvK-nummer leverancier, bankrekeningnummer en BIC/IBAN.
    Indien je te maken krijgt met buitenlandse afnemers of leveranciers dan wel met de verleggingsregeling neem dan contact met ons op.

Bij kleine gebreken in de inkoopfactuur mag de fiscus niet zomaar btw-aftrek weigeren.

Voor het volledig overzicht verwijzen wij graag  naar de site van de belastingdienst. 

Kleine gebreken hebben geen gevolgen

Afnemer die btw belaste prestaties verricht, heeft recht op vooraftrek van btw. Indien de belastingdienst een gebrek in de aankoopfactuur vaststelt, kan de afnemer zijn recht op teruggaaf van btw verliezen. Het is echter zo dat de belastingdienst de afnemer niet zonder meer het recht op aftrek van btw mag ontzeggen bij kleine gebreken in de inkoopfactuur. Kleine gebreken aan de factuur mogen volgens het Europees Hof van Justitie niet leiden tot een weigering van het recht op aftrek van btw.

Deze maatregel moet wel in verhouding staan tot het gebrek in de factuur. ls bijvoorbeeld het postbusadres van de verkoper is vermeld in plaats van het vestigingsadres, wordt het btw-recht van de verkoper niet geweigerd.

Vervolging in geval van overtreding

Als in uitgereikte verkoopfacturen niet aan de factuurvereisten wordt voldaan, kan de belastingdienst een boete opleggen van maximaal € 5.514 per gebrek op de verkoopfactuur. Wanneer bewust een verkeerde naam wordt gebruikt, kan de officier van justitie aansprakelijk worden gesteld wegens valsheid in geschrifte (artikel 225 van het Wetboek van Strafrecht).

Het is van cruciaal belang dat zowel de inkoop- als de aankoopfacturen aan de voorschriften voldoen.

7 jaar bewaren

Houd er tot slot rekening mee dat een onjuiste verkoopfactuur voor de afnemer reden is om de factuur niet te betalen. De leverancier blijft aansprakelijk voor de juistheid van de factuur, zelfs wanneer de afnemer de factuur opstelt (selfbilling).

Het is van cruciaal belang dat zowel de verkoop- als de inkoopfacturen voldoen aan de toepasselijke factuurvereisten. Vergeet uw administratieve verantwoordelijkheden niet: elke ondernemer is verantwoordelijk voor het bijhouden van de inkoop- en verkoopfacturen gedurende een periode van zeven jaar.

Supportpunt heeft de grootst mogelijke zorg besteed aan de ontwikkeling en samenstelling van dit artikel. Supportpunt geeft echter geen garantie over de juistheid van de verstrekte informatie. Supportpunt is niet aansprakelijk voor onjuistheden of ontbrekende informatie betreffende de inhoud. Alle informatie kan, zonder voorafgaande kennisgeving, op elk moment door Supportpunt worden gewijzigd of verwijderd.